Una volta, il fax era considerato il fiore all’occhiello delle comunicazioni aziendali. Grazie ad esso, era possibile (e lo è tuttora) inviare istantaneamente documenti, contratti e informazioni varie per mezzo delle linee telefoniche, verso qualsiasi parte del mondo. Nonostante l’incremento della popolarità fatto registrare da e-mail o da metodi alternativi rivolti all’invio comodo di files di tutte le dimensioni, però, l’utilizzo del fax non è scomparso del tutto. In alcuni casi, il fax resta uno strumento effettivamente necessario. Pensiamo alla vicina Germania in cui il fax, seppur nella forma più moderna, è uno degli strumenti più utilizzati in ambito aziendale per le comunicazioni. Rispetto a qualche anno fa molto è cambiato in ambito tecnologico tanto che sono poche le aziende che preferiscono ancora avvalersi di quei strumenti obsoleti collegati ad una linea telefonica fissa (con relativi costi, alti, di abbonamento e manutenzione). Negli ultimi anni a recitare un ruolo da protagonista è stato ovviamente il web che ha permesso il proliferare di una serie di società che si occupano di offrire il servizio di invio di fax online. Potrebbe apparire qualcosa di fuori dal mondo per qualcuno ed invece la tecnologia ha permesso di fare enormi passi avanti ed oltretutto permettere anche di risparmiare notevolmente. In genere l’invio dei fax online avviene essenzialmente accedendo ad una piattaforma (sito web) a cui si è registrati dalla quale si potranno effettuare sia le operazioni d’invio che di ricezione del fax. Operazioni tutto sommato molto semplici ed intuitive. Diverso è, invece, il discorso per coloro che vogliono o hanno la necessità di inviare fax via e-mail.
Fax tramite e-mail: la guida
L’invio di fax via e-mail poteva essere visto come un’operazione fastidiosa ma necessaria per fare business ed invece in molti si sono resi conto che inviare fax in questo modo può rivelarsi incredibilmente conveniente. Perché è facile da capire e altrettanto semplice da usare. Un fax tradizionale svolgeva il suo compito eseguendo prima lo scan del documento da spedire, e traducendolo quindi in un codice binario illeggibile per un essere umano. I dati risultanti potevano essere inviati lungo la linea telefonica, proprio come se si stesse richiedendo una classica chiamata vocale. Una volta che il fax arrivava a destinazione, avveniva il processo contrario: il codice veniva decodificato e le informazioni riportate e stampate in un facsimile.
Da qui, il lavoro delle e-mail non si discosta troppo da quello originale. In realtà, per inviare un fax da un’e-mail esistono due modi differenti che coinvolgono servizi online gratuiti o di livello enterprise. La maggior parte dei servizi presenti sul web, inoltre, è dotato di una funzione che permette ad un utente di inviare mails, poi convertite in fax, facendo uso di dispositivi diversi (computer, smartphone, tablet, o dovunque la posta elettronica risulti accessibile).
Un approccio tipico è quello di allegare il documento da inviare e digitare le proprie informazioni nel corpo principale del messaggio. Il processo si serve poi di una mail composta dal numero di fax, seguito ovviamente dal dominio del provider di posta elettronica (ad esempio, 1234567890@efax.com). Una volta che il messaggio viene ricevuto dal servizio fax, quest’ultimo esegue tutto il lavoro “dietro le quinte” per convertire le informazioni in un fax reale ed inviarlo attraverso la rete telefonica. Successivamente, viene generato un messaggio che certifica l’avvenuta trasmissione del documento o, in caso negativo, la mancata consegna dovuta, ad esempio, ad una cattiva connessione o ad un segnale occupato.
Per risparmiare del tempo, le informazioni di copertina, come il nome ed il numero di telefono del mittente, vengono inseriti automaticamente in ogni foglio. E se il destinatario desidera poi inviare un nuovo fax, il sistema interviene convertendo il documento ricevuto in una e-mail, ed eseguendo nuovamente tutto il lavoro di conversione richiesto prima dell’invio. Qualsiasi servizio di posta elettronica è compatibile con i sistemi più conosciuti, dal momento che gran parte delle operazioni vengono effettuate dal servizio stesso, senza tener conto degli indirizzi coinvolti.
Tutti i provider di posta elettronica supportano l’invio di fax online, visto che non richiede in generale attrezzature specializzate. Quando si sottoscrive un piano di invio, di fatto, è come se si stessero effettivamente prendendo in prestito apparecchiature reali, ma poste in luoghi lontani dalla nostra posizione. Tutto ciò che serve per accedere a tali apparecchiature è un account di posta elettronica con la sola possibilità di inviare allegati. Niente di più semplice ed efficace!
Fonte: https://it.efax.com/funzionamento/fax-via-mail